Job Purpose (Accountability)

• เป็นไปเพื่อการบริหารจัดการงานธุรการในฝ่ายสนามบิน ให้มีประสิทธิภาพและสามารถอำนวยความสะดวกเพื่อเกิดความต่อเนื่อง อีกทั้งจัดการงานด้านเอกสารและสัญญาต่างๆ เพื่อรักษาผลประโยชน์ของบริษัท และปฏิบัติงานให้สอดคล้องกับนโยบายที่ได้กำหนดไว้

Duties / Responsibilities

• จัดทำร่างหนังสือโต้ตอบตามได้รับมอบหมาย จัดทำระบบสารบรรณของฝ่ายสนามบินและของแผนกธุรการฝ่ายฯ  พร้อมทั้งบันทึก จัดเก็บรายการเอกสารต่าง ๆ ลงในระบบสนับสนุน และ/หรือ แฟ้มเอกสาร รวมถึงประสานงานในการจัดส่ง-รับเอกสาร กับหน่วยงานที่เกี่ยวข้องทั้งภายในและภายนอก และกำจัดทำลายตามกระบวนการเมื่อครบระยะเวลาการจัดเก็บ
• ติดต่อประสานงานหน่วยงานที่เกี่ยวข้องทั้งภายในและภายนอก เพื่อจัดการประชุมของฝ่ายสนามบินและแผนกธุรการฝ่ายฯ รวมถึงบันทึกการประชุม นำส่งรายงานการประชุมต่อผู้บังคับบัญชาเพื่อพิจารณาก่อนแจกจ่ายรายงานการประชุมไปยังผู้เกี่ยวข้องให้ครบถ้วน
• จัดเตรียมและสรุปข้อมูลที่เกี่ยวข้องในการทำสัญญาผู้รับเหมาช่วงที่ให้บริการกับ 3 สนามบิน  ร่างเอกสาร ( IOC) ของสัญญา เพื่อเสนอต่อผู้บังคับบัญชาตรวจสอบ ร่วมประสานงานในการจัดทำสัญญา บันทึก/จัดเก็บรายการเอกสารสัญญาและแจกจ่ายไปยัง 3 สนามบิน  รวบรวมผลประเมินผู้รับเหมาช่วงทั้งหมดที่ได้รับจาก 3 สนามบิน พร้อมทำสรุปเปรียบเทียบ นำเสนอผู้บริหาร เพื่อเป็นข้อมูลในการดำเนินการในส่วนที่เกี่ยวข้องและสำหรับพิจารณาการจ้างปีถัดไป
• จัดเตรียมและสรุปข้อมูลที่เกี่ยวข้องในการทำสัญญาให้บริการระบบ APPS ของสนามบินตราดโดยประสานงานกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้องทั้งภายในและภายนอก  ร่างเอกสาร ( IOC) ของสัญญา เพื่อเสนอต่อผู้บังคับบัญชาตรวจสอบ ร่วมประสานงานในการจัดทำสัญญา  บันทึก/จัดเก็บรายการเอกสารสัญญาและนำแจกจ่ายไปยังสนามบิน

Duties / Responsibilities (Additional)

• จัดเตรียมและสรุปข้อมูลที่เกี่ยวข้องในการจัดทำข้อตกลง (agreement), บันทึกความเข้าใจ (MOU) ระหว่างสนามบินสาธารณะกับผู้ให้บริการการเดินอากาศ ผู้ให้บริการภาคพื้น หน่วยงานให้บริการข่าวสารการบินและหน่วยงานอื่น ที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติการบิน ร่วมประสานงานจนจบกระบวนการด้านเอกสาร  บันทึกรายการเอกสารและนำแจกจ่ายไปยัง 2 สนามบิน
• ร่วมในการจัดทำเอกสารระบบคุณภาพ (ISO) ของแผนกธุรการฝ่ายฯ จัดทำดัชนีชี้วัดประสิทธิผลระดับกระบวนการ (KPI) ดัชนีชี้วัดความเสี่ยงและโอกาสระดับกระบวนการ (KRI) พร้อมนำเสนอผู้บังคับบัญชาพิจารณาก่อนนำส่งส่วนระบบบริหารคุณภาพ ตามรอบระยะเวลากำหนด  รวมถึงประสานงานกับหน่วยงานภายในฝ่ายสนามบินในงานที่เกี่ยวข้องกับเอกสารมาตรฐาน ISO ฝ่ายสนามบิน เพื่อติดตาม รวบรวมข้อมูลจัดส่งให้เป็นไปตามกำหนด 
• ดำเนินการจัดทำ วัตถุประสงค์คุณภาพระดับฝ่าย (QOD), บริบทระดับฝ่าย Context of the Organization – Department Level (CTD), ความต้องการและความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียระดับฝ่าย Needs and Expectations of Interested Parties – Department Level (IND), ความต้องการและความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียระดับส่วน Needs and Expectations of Interested Parties – Division Level (INV), แบบฟอร์ม ประเมินความเสี่ยงระดับฝ่าย (Department - Risk Assessment Form), รายงานสรุปผลวัตถุประสงค์คุณภาพระดับฝ่าย (QOD Summary Report)
• ร่วมเป็นผู้แทนฝ่ายฯ (ผู้ประสานงานสนับสนุน) รวมถึงจัดทำ บันทึก/จัดเก็บ เอกสารที่เกี่ยวข้องในการดำเนินการที่เกี่ยวข้องกับการบริหารความต่อเนื่องทางธุรกิจ : Business Continuity Management (BCM) 

Duties / Responsibilities (Additional)

• ร่วมในการจัดทำ บันทึก/จัดเก็บ เอกสารที่เกี่ยวข้องในการดำเนินการที่เกี่ยวข้องกับมาตรฐานด้านการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล : Personal Data Protection Act (PDPA)
• ประสานงานและจัดเตรียมเอกสารเพื่อต่อใบอนุญาตที่เกี่ยวข้องในความรับผิดชอบของฝ่ายสนามบิน (เช่นใบอนุญาตคลังน้ำมัน, ยื่นขอครอบครองเครื่องเอกซเรย์) และดำเนินการจัดส่งเอกสารเพื่อต่อใบอนุญาตให้แล้วเสร็จ  บันทึก/จัดเก็บรายการเอกสารใบอนุญาตและนำแจกจ่ายไปยัง 2 สนามบิน
• จัดเตรียมและสรุปข้อมูล  รวมถึงร่วมในการจัดทำงบประมาณประจำปีที่เกี่ยวข้องของส่วนงานฯ  บันทึก/จัดเก็บการใช้งบประมาณระหว่างปี พร้อมนำเสนอหรือแจ้งผู้บังคับบัญชาพิจารณา เพื่อให้การใช้งบประมาณอยู่ในกรอบที่ได้รับอนุมัติ
• จัดทำเอกสารที่เกี่ยวข้องในการเบิกจ่ายวัสดุอุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงาน เพื่อการปฏิบัติงานของฝ่ายสนามบิน
• จัดทำเอกสารที่เกี่ยวข้องในการขอซื้อสินค้า-อุปกรณ์ให้กับหน่วยงานและฝ่ายสนามบิน (จุดศูนย์กลาง) ผ่านระบบ SAP
  และประสานงานจัดส่งวัสดุอุปกรณ์ให้กับสนามบิน กรณีที่ผู้ให้บริการไม่สามารถนำส่งไปยังจุดหมายปลายทางได้
• สามารถดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ตามเอกสารแนบท้าย ในลิงก์ด้านล่าง Please click link Job Profile Attachment

Duties / Responsibilities (Functional)

Work Experience

Education

English proficiency